Firmate dal Ministro le nuove regole tecniche sul sistema di conservazione

3 Dicembre 2013

É stato firmato il 3 dicembre 2013 dal Ministro della Pubblica Amministrazione e Semplificazione il decreto del   Presidente del Consiglio dei Ministri sulle regole tecniche in materia di conservazione di documenti informatici, in attuazione agli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Manca solo il passaggio alla Corte dei Conti per la registrazione e la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale.

Le nuove regole, peraltro tanto attese, introducono un nuovo modello di riferimento, un nuovo approccio concettuale alla definizione di sistemi di conservazione, rappresentando un salto di qualità rilevante e positivo rispetto al passato.

Il predetto DPCM entrerà in vigore il trentesimo giorno successivo alla pubblicazione in GU. Dopo l’entrata in vigore ci saranno al massimo 36 mesi  di tempo (regime transitorio) per adeguarsi alle nuove regole.

Le predette regole tecniche sono garanzia di maggiore sicurezza, qualità ed interoperabilità e quindi rappresentano un valore per tutti gli attori in gioco nel processo e sistema di conservazione, quali i produttori, gli utenti e i responsabili della conservazione.

Definiscono i requisiti dei pacchetti informativi scambiati tra i vari soggetti coinvolti nel processo di conservazione ispirandosi al modello di riferimento Open Archival Information System OAIS (ISO 14721:2003) e stabiliscono le specifiche tecniche dei vari oggetti digitali, i formati ed i metadati dei documenti da porre in conservazione e lo schema XML standard dell’indice del pacchetto di archiviazione ispirato all’UNI SInCRO 11386:2010.

Il decreto introduce l’obbligatorietà della stipula di un accordo o convezione di servizio in caso di affido ad un soggetto esterno delle attività di conservazione e sancisce l’importanza di adottare tutte le misure per garantire anche  la conformità alla normativa sul trattamento dei dati personali e la sicurezza dei documenti.

Le regole, inoltre, fanno riferimento a standard e specifiche tecniche per ciascuna delle fasi di formazione, gestione e conservazione di documenti informatici, formalizzando l’adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici o aggregazioni documentali con i metadati a essi associati.

In ultimo, sarà possibile per determinati soggetti previa conformità alle emanande regole tecniche avviare l’iter di accreditamento presso Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) previsto dall’art. 44-bis del CAD, al fine di conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, nello svolgimento delle attività di conservazione e di certificazione dei predetti processi anche per conto terzi. Leggi la norma