Category Archives: aprile 2016
Corso di formazione “Gli archivi di persona: potenzialità, specificità, criticità” a Bologna il 20 maggio
27 Aprile 2016
La Sezione Emilia Romagna dell’ANAI (Associazione Nazionale Archivistica
Italiana) organizza venerdì 20 maggio 2016 un interessante corso di formazione dal titolo “Gli archivi di persona: potenzialità, specificità, criticità” presso la Soprintendenza archivistica dell’Emilia-Romagna – Archivio di Stato di Bologna.
Il corso è finalizzato ad illustrare le potenzialità degli archivi di persona come fonte per la ricerca storica e si propone di approfondire, oltre alle peculiarità degli archivi prodotti da tre diverse tipologie di persone (politici e personaggi pubblici, scrittori e letterati, artisti e architetti), alcune tra le più comuni criticità che l’archivista deve affrontare durante il trattamento degli archivi personali (la distinzione tra archivi di famiglia e archivi individuali, la commistione di materiale archivistico e bibliografico, la sempre maggior presenza di caselle di posta elettronica da conservare e descrivere).
Il corso organizzato da ANAI Emilia Romagna, quindi, affronta il tema della gestione degli archivi di persona con l’obiettivo di approfondire anche la questione della conservazione e della descrizione dei documenti informatici, prodotti ed acquisiti da questa particolare tipologia di soggetti produttori quasi sempre in contesti documentari ibridi difficilmente gestibili con gli strumenti e le pratiche fino ad oggi utilizzati dalla comunità archivistica.
In particolare, il corso propone un focus sulla gestione delle caselle personali di posta elettronica, con lo scopo di esaminare le possibili soluzioni che l’archivista potrà adottare nel rispetto degli standard internazionali di descrizione archivistica e della più recente normativa nazionale in tema di formazione e conservazione di documenti e fascicoli informatici.
Tra i tanti relatori illustri ci sarà anche il mio caro amico ed archivista preparatissimo Matteo Sisti con una relazione dal titolo “Conservazione e descrizione di archivi ibridi e informatici tra standard e normativa: focus sulla gestione delle caselle personali di posta elettronica”
Per approfondire le tematiche del corso, il programma dettaglato e la modalità di iscrizione clicca qui.
Scadenza di obblighi fiscali in materia di documenti informatici rilevanti ai fini tributari
19 Aprile 2016
Le imprese, le ditte, i professionisti, i lavoratori autonomi e le pubbliche amministrazioni ed in generale tutti i soggetti passivi d’imposta che eseguono con una modalità informatica l’emissione, la formazione, la tenuta e la conservazione delle scritture contabili, dei libri, dei registri e di altri documenti rilevanti ai fini tributari devono assolvere agli obblighi fiscali disposti dal decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, vigente dal 27 giugno 2014 e che ha abrogato e sostituto il precedente decreto del 23 gennaio 2004.
Anche le operazioni di copia, duplicazione, riproduzione, esibizione e scarto sui documenti informatici di natura fiscale sono operazioni che devono essere eseguite in conformità alla normativa di riferimento vigente.
Il D.M. 17 giugno 2014 ha avuto il merito di semplificare rispetto alla previgente normativa i processi di gestione e conservazione informatica delle scritture contabili e di altri documenti con rilevanza fiscale.
Un principio basilare e generale espresso dall’art. 3, comma 1, lett. a) del citato Decreto è che in tutte le fasi di formazione, emissione, tenuta e conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale, siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale (CAD) e delle relative regole tecniche attuative (D.P.C.M. 3 dicembre 2013, D.P.C.M. 13 novembre 2014, D.P.C.M. 22 febbraio 2013) e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità.
L’art. 3 del Decreto, altresì, stabilisce
- le caratteristiche che devono essere garantite nelle funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici;
- il requisito dell’apposizione della marca temporale nel processo di conservazione dei documenti informatici per la validità ai fini fiscali;
- il termine ultimo per concludere il processo di conservazione fissato “entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi”.
L’art. 4 disciplina gli obblighi fiscali da rispettare rigorosamente in caso di digitalizzazione (generazione della copia informatica e della copia per immagine) di documenti analogici originali, sia non unici che unici.
Conclusa la dovuta premessa generale sul decreto ministeriale, tuttavia, lo scopo del presente articolo è quello di ricordare ai contribuenti che gestiscono documenti informatici gli obblighi fiscali in scadenza in questo periodo dell’anno.
Per i soggetti che presentano un periodo d’imposta coincidente con l’anno solare, una scadenza imminente al 30 aprile 2016 è quella dell’assolvimento dell’imposta di bollo relativa ai documenti informatici, assoggettati all’imposta, emessi e tenuti nel corso del 2015, quali le fatture senza addebito ed applicazione dell’IVA e di importo superiore ad € 77,47, il libro giornale, il libro inventari e infine i libri sociali.
Nell’esecuzione dell’assolvimento è necessario soddisfare i requisiti legislativi espressi nell’art. 6 del D.M. 17 giugno 2014, di seguito integralmente riportato:
Art. 6
“Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari
- L’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti è corrisposta mediante versamento nei modi di cui all’art. 17 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241, con modalità esclusivamente telematica.
- Il pagamento dell’imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l’anno avviene in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi del presente decreto.
- L’imposta sui libri e sui registri di cui all’art. 16 della tariffa allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalità informatica, è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse.”
Più nel dettaglio, le fatture elettroniche emesse senza addebito o applicazione dell’IVA e di importo superiore ad Euro 77,47 sono soggette ad imposta di bollo nella misura di Euro 2,00 a fattura ed il versamento dell’imposta è dovuto tramite F24 telematico entro 120 dalla chiusura del periodo d’imposta in cui le fatture elettroniche sono state emesse. In aggiunta, secondo la nuova disciplina (art. 6, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014) le fatture elettroniche devono contenere una specifica annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi del Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014. Ad esempio il tracciato FatturaPA disciplinato dal D.M. n. 55/2013 prevede quale annotazione un apposito campo da valorizzare nel blocco informativo [2.1.1.6] DatiBollo.
Sui libri e sui registri di cui all’art. 16 della tariffa allegata al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalità informatica, l’imposta di bollo è dovuta nella misura di Euro 16,00 ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse ed anche in questo caso va versata tramite F24 telematico entro 120 dalla chiusura del periodo d’imposta.
Come chiarito nella Risoluzione n. 161/E del 9 luglio 2007 dall’Agenzia dell’Entrate, per registrazione deve essere inteso ogni singolo accadimento contabile. Quindi, per il libro giornale il concetto di registrazione va riferito ad ogni singola operazione rilevata in partita doppia, a prescindere dalle righe di dettaglio interessate; se, invece, ci si riferisce al libro degli inventari per accadimento contabile deve intendersi la registrazione relativa a ciascun cespite, nonché la registrazione della nota integrativa, mentre se ci si riferisce ai libri sociali la registrazione coincide con gli accadimenti/sedute/soci trascritti; ad esempio nel libro soci con la verbalizzazione della specifica adunanza, nel libro delle adunanze e delle deliberazioni il singolo accadimento è rappresentato dal singolo verbale e quindi dalla singola adunanza.
Per una corretta esecuzione dell’assolvimento dell’imposta di bollo ed in particolare del versamento mediante modello F24 si specifica che la Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 106/E del 2 dicembre 2014 ha istituito il codice tributo “2501”, denominato “Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – articolo 6 del decreto 17 giugno 2014”, mentre con la Risoluzione n. 32/E del 23 marzo 2015 sono stati istituiti dall’Agenzia delle Entrate i codici tributo “2502” e “2503” relativi a sanzioni e interessi per consentire, nei casi in cui non sono stati rispettati i termini previsti, di mettersi in regola con l’assolvimento dell’imposta su libri, registri e altri documenti tributari in formato elettronico.
Un altro obbligo fiscale è prescritto dall’art. 5, comma 1, del D.M. ed è un obbligo di comunicazione, utile all’Amministrazione Finanziaria per fini statistici, in cui il contribuente deve comunicare se effettua o no la conservazione in modalità elettronica dei documenti fiscali nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.
Al fine di riportare alcuni esempi pratici, nel modello dichiarativo Unico 2016-SP (Società di Persone) relativo al periodo d’imposta 2015 vi è il rigo RS40 “CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI” in cui va indicato:
- il codice 1, qualora il contribuente, nel periodo d’imposta di riferimento, abbia conservato in modalità elettronica, almeno un documento rilevante ai fini tributari;
- il codice 2, qualora il contribuente, nel periodo d’imposta di riferimento, non abbia conservato in modalità elettronica alcun documento rilevante ai fini tributari.
Inoltre, nel modello dichiarativo Unico 2016-SC (Società di Capitali) la predetta scelta di valorizzazione è nel rigo RS104.
In ultimo, a completamento dell’articolo, si rammenta che il comma 2 dell’art. 5 del Decreto prevede che in caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico venga reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633. A tal riguardo, sono utili i chiarimenti specificati dall’Agenzia delle Entrate con la Risoluzione n. 81/E del 25 settembre 2015.
Fabrizio Lupone
Digital Compliance Advisor, Expert & Trainer
DocPaperless Norma e Tecnica dei Processi Digitali,
servizi dello Studio professionale Lupone
Twitter @DocPaperless
La gestione e conservazione dei documenti informatici soggetti a registrazione particolare
8 Aprile 2016
Le nuove regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici necessitano di una riflessione in merito alla gestione dei documenti amministrativi soggetti a registrazione particolare. Come noto l’art 53 c. 5 DPR 445/00 dispone che “sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione.” In estrema sintesi dunque i documenti informatici ricevuti o formati da una PA sono registrati o nel protocollo generale dell’ente o in uno dei repertori previsti dal Titolario d’archivio. Naturalmente resta inteso che il documento non è oggetto di registrazione ne particolare ne a protocollo se rientra tra le tipologie indicate dall’articolo sopra richiamato (es, gazzette ufficiali, notiziari della PA, inviti etc) a meno che il manuale di gestione dell’ente non lo preveda espressamente.
In argomento le regole tecniche contenute nel DPCM 13 novembre 2014 all’art. 9 dispongono che “ Il documento amministrativo informatico, di cui all’art 23-ter del Codice, formato mediante una delle modalità di cui all’art. 3, comma 1, del presente decreto, è identificato e trattato nel sistema di gestione informatica dei documenti di cui al Capo IV del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, comprensivo del registro di protocollo e degli altri registri di cui all’art. 53, comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, dei repertori e degli archivi, nonché degli albi, degli elenchi, e di ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti già realizzati dalle amministrazioni su supporto informatico, in luogo dei registri cartacei, di cui all’art. 40, comma 4, del Codice, con le modalità descritte nel manuale di gestione.” La disposizione quindi richiama all’unicità dell’archivio, prevedendo che il sistema di gestione documentale dell’ente sia comprensivo oltre che del protocollo generale anche degli altri registri particolari. La disposizione risponde ad una duplice esigenza: garantire la corretta ed efficiente sedimentazione della documentazione in archivio e contemporaneamente predisporre le relative aggregazioni documentali create ( fascicoli e repertori) per la conservazione.
Garantire la puntuale archiviazione di ciascun documento stabilendo il relativo vincolo archivistico, è una condizione essenziale in ambiente elettronico che per sua natura è meno resiliente rispetto a quello cartaceo. Resta quindi indispensabile sedimentare i documenti in fascicoli e repertori elettronici secondo regole archivistiche condivise e descritte nel manuale di gestione. Inoltre, la natura del documento informatico, che si manifesta in infiniti duplicati, rende possibile collocare in più fascicoli lo stesso esemplare semplicemente creando nessi logici tra il documento e i diversi fascicoli che lo contengono. A fini pratici, ad esempio, nel fascicolo aperto ad una certa attività che prevede la fornitura di un certo bene o servizio esterno all’ente, posso afferire tutti i documenti dell’intero ciclo dell’ordine, dal contratto d’appalto registrato nel repertorio contratti, alla determina di impegno e di liquidazione anche queste registrate nel rispettivo repertorio, alla fattura del fornitore, fino al mandato di pagamento informatico se ritenuto necessario. Affinché il sistema riesca a creare legami logici con tutti i documenti dell’ente, compresi quelli soggetti a registrazione particolare occorre che il tutto sia ricondotto ad un unico sistema, il sistema di gestione informatica dei documenti.
L’unicità dell’archivio garantisce vantaggi operativi e certezza della norma anche da un punto di vista della conservazione. È facilmente intuibile che è molto più semplice gestire la conservazione di un unico sistema, piuttosto che garantire la conservazione di un “archivio polverizzato” in “n” sistemi gestiti da diverse applicazioni e magari distribuiti su più macchine sistemi ed infrastrutture. La questione tuttavia non è solo riconducibile ad una ottimizzazione delle risorse e snellezza delle procedure, ma anche alla necessità di mettere a disposizione al responsabile della gestione documentale strumenti per la supervisione della tempistica di produzione dei pacchetti di versamento, nonché del monitoraggio dell’avvenuta trasmissione e presa in carico dei pacchetti da parte del sistema di conservazione tramite la presa visione del rapporto di versamento.
Oltre a ciò, l’unicità del sistema di gestione informatica dei documenti comprensiva del protocollo generale, poiché gestito secondo le politiche di sicurezza previste per il protocollo informatico di cui al DPCM 3 dicembre 2013, conferisce al documento registrato anche un riferimento temporale certo, secondo quanto disposto dall’art 41 del DPCM 22 febbraio 2013, indispensabile a garantire il valore giuridico probatorio dei documenti informatici firmati con firma digitale. Infatti l’apposizione di un riferimento temporale certo per i documenti informatici non ha solo la finalità di conferire data certa ai sensi dell’art 2704 del c.c., ma anche quella di associare un rifermento temporale che collochi la generazione della firma digitale in un momento antecedente alla scadenza, revoca o sospensione del relativo certificato (art 62 DPCM 22 febbraio 2013) e quindi garantirne il valore giuridico probatorio nel tempo.
Sotto quest’ultimo profilo i repertori gestiti esternamente al sistema di gestione dei documenti informatici, presentano una duplice criticità: non rispettano il disposto dell’art 9 DPCM 13 novembre 2014 (unicità dell’archivio) e possono non presentare i requisiti di sicurezza e affidabilità tali da poter ricondurre la data di segnatura di cui all’art 9 del DPCM 3 dicembre 2013 (protocollo) ad un riferimento temporale certo. Soluzioni prospettabili per questi repertori possono essere l’invio in conservazione degli atti firmati digitalmente (es. delibere o determine) prima della scadenza del certificato di firma, oppure prevedere, come nel caso del registro di protocollo generale, misure di sicurezza fra queste anche un’estrazione statica del repertorio eseguita con cadenza giornaliera e l’invio della stessa in conservazione al fine di garantirne l’immodificabilità. In qualsiasi caso, la conservazione dei repertori particolari deve essere oggetto di conservazione come previsto dall’art 15 DPCM 13 novembre 2014.
Oggetto della conservazione non sono solo documenti, fascicoli e repertori ma anche i loro metadati che ne permettano la ricerca, la leggibilità e l’autenticità nel tempo. Le regole tecniche prevedono a tal fine un set minimo d metadati che per i documenti amministrativi informatici registrati nel registro di protocollo sono quelli previsti dall’art 53 DPR 445/00 ovvero i dati di registrazione a protocollo. Per gli atti informatici registrati nei repertori particolari le regole tecniche dispongono espressamente di fare riferimento ai metadati previsti per i documenti informatici di cui all’art 3 c. 9 del DPCM 13 novembre 2014 ovvero: identificativo univoco persistente (numero di repertorio), data di registrazione, oggetto, soggetto che ha formato il documento, eventuale destinatario, impronta informatica.
Cesare Ciabatti
Esperto consulente e formatore per Enti Locali. Specializzato in amministrazione digitale e gestione archivi elettronici in ambito pubblico e privato.
[Contributor DocPaperless]
Torna su Profilo Note Legali Contatti 
Copyright © 2014 | P.Iva 02072410687 |
powered by girometti.it