Dalla circolare AdE n. 14 del 19 giugno 2023 anche alcuni chiarimenti su firma elettronica e conservazione digitale

 

22 giugno 2023

 

La recente Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 14 del 19 giugno 2023 costituisce una trattazione sistematica delle disposizioni normative e delle indicazioni di prassi riguardanti ritenute, oneri detraibili ed erogazioni liberali, anche sotto il profilo degli obblighi di produzione documentale da parte del contribuente al Centro di assistenza fiscale (CAF) o al professionista abilitato e di conservazione da parte di questi ultimi per la successiva produzione all’Amministrazione finanziaria.

La Circolare contiene, altresì, l’elencazione della documentazione, comprese le dichiarazioni sostitutive, che i contribuenti devono esibire e che i CAF o i professionisti abilitati devono verificare, al fine dell’apposizione del visto di conformità, e conservare. Coerentemente, in sede di controllo documentale, possono essere richiesti soltanto i documenti indicati nella circolare, salvo il verificarsi di fattispecie non previste. Tale indicazione rileva anche per la documentazione riguardante la prova del pagamento che, laddove necessaria, è specificamente indicata nella circolare.

Secondo i chiarimenti della Circolare i modelli dichiarativi 730 e 730-1 e relativi documenti possono essere sottoscritti elettronicamente dal contribuente, in accordo a quanto previsto dall’art. 21 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale).

I documenti elettronici devono essere conservati nel rispetto delle regole tecniche in materia di sistema di conservazione secondo le disposizioni del DM 17 giugno 2014 e delle regole tecniche attuative del Codice dell’Amministrazione Digitale (Linee Guida AgID). In caso di conservazione presso soggetti esterni, le dichiarazioni contenenti categorie particolari di dati personali, come definiti all’art. 9 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”), devono essere sottoposte ad operazione preventiva di cifratura da parte dell’utente.

A decorrere dall’anno d’imposta 2022, a seguito delle modifiche intervenute nell’art. 5, commi 1 e 3, del d.lgs. n. 175 del 2014, ad opera dell’art. 6 del decreto-legge 21 giugno 2022, n. 73, sono previste delle deroghe al generale obbligo di conservazione in capo ai CAF e ai professionisti abilitati della documentazione relativa agli oneri deducibili e detraibili.

In particolare:

• nel caso di presentazione della dichiarazione precompilata senza modifiche, il contribuente non è tenuto ad esibire al CAF o al professionista la documentazione relativa agli oneri indicati nella dichiarazione precompilata, forniti dai soggetti terzi all’Agenzia delle entrate, e il CAF o il professionista abilitato è esonerato dalla conservazione della documentazione degli oneri comunicati dai soggetti terzi. Il CAF o il professionista acquisisce dal contribuente una dichiarazione con la quale quest’ultimo attesta di avvalersi della facoltà di presentare la dichiarazione precompilata senza modifiche ai sensi dell’art. 5, comma 1, del d.lgs. n. 175 del 2014. L’esonero dall’esibizione per il contribuente e dalla conservazione per il CAF o il professionista abilitato riguarda esclusivamente la documentazione che attesta il sostenimento della spesa detraibile o deducibile comunicata dai soggetti terzi all’Agenzia delle entrate, l’ammontare della spesa sostenuta e la relativa modalità di pagamento. Resta fermo che il contribuente è tenuto ad esibire (e il CAF o il professionista a conservare) la documentazione attestante la sussistenza delle condizioni soggettive che danno diritto alle detrazioni, alle deduzioni e alle agevolazioni. Qualora, invece, il contribuente ritenga opportuno esibire comunque al CAF o al professionista anche la documentazione relativa agli oneri indicati nella dichiarazione precompilata forniti dai soggetti terzi, il CAF o il professionista abilitato esamina i documenti e ne verifica la corrispondenza con i dati riportati nella dichiarazione precompilata. Se tale corrispondenza è confermata, la dichiarazione viene presentata senza modifiche e il CAF o il professionista è esonerato dalla conservazione della documentazione relativa agli oneri comunicati dai soggetti terzi. In ogni caso il contribuente è tenuto ad esibire la documentazione diversa da quella, sopra descritta, relativa agli oneri comunicati dai soggetti terzi, come, ad esempio, le ritenute esposte nella Certificazione Unica e le spese detraibili e deducibili comunicate dai sostituti d’imposta tramite la medesima certificazione. Il CAF o il professionista è tenuto a conservare tale documentazione in base alle regole di cui al d.m. n. 164 del 1999. L’eventuale insussistenza delle condizioni soggettive rilevate in capo al contribuente determina il recupero delle detrazioni, deduzioni e agevolazioni ad esse collegate nei confronti del medesimo. Restano ferme, nei confronti del CAF o del professionista, le ordinarie sanzioni previste in caso di apposizione di un visto di conformità infedele;

• nel caso di presentazione della dichiarazione precompilata con modifiche, il CAF o il professionista abilitato è tenuto alla conservazione di tutta la documentazione prevista nell’ambito del visto di conformità, compresa quella relativa agli oneri comunicati dai soggetti terzi, anche se non modificati, salvo quanto di seguito specificato in relazione alle sole spese sanitarie. Per quanto riguarda le spese sanitarie, il CAF o il professionista verifica, prendendo visione della documentazione esibita dal contribuente, la corrispondenza delle spese con gli importi aggregati in base alle tipologie di spesa utilizzati per la predisposizione della dichiarazione precompilata. In luogo della documentazione (scontrini, ricevute, fatture, ecc.), il contribuente può esibire il prospetto dettagliato delle spese sanitarie riportate nella dichiarazione precompilata, disponibili nel Sistema Tessera Sanitaria, unitamente a una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà effettuata ai sensi dell’art. 47 del DPR n. 445 del 2000 con cui attesta che tale prospetto corrisponde a quello scaricato dal Sistema Tessera Sanitaria. Se vi è corrispondenza tra la documentazione (o il prospetto di dettaglio) esibita dal contribuente e le spese sanitarie riportate nella dichiarazione precompilata, l’importo delle spese sanitarie non viene modificato e, pertanto, il CAF o il professionista è esonerato dalla conservazione della documentazione relativa alle spese sanitarie. In caso di difformità tra la documentazione esibita dal contribuente e le spese sanitarie riportate nella dichiarazione precompilata, l’importo delle spese sanitarie viene modificato e, quindi, il CAF o il professionista è tenuto ad acquisire dal contribuente e a conservare i documenti di spesa (scontrini, fatture, ecc.) che non risultano indicati nella dichiarazione precompilata o il cui importo risulta modificato. Inoltre, il CAF o il professionista deve acquisire e conservare il prospetto dettagliato delle spese sanitarie riportate nella dichiarazione precompilata, disponibili nel Sistema Tessera Sanitaria, unitamente alla dichiarazione sostitutiva con cui il contribuente attesta che tale prospetto corrisponde a quello scaricato dal Sistema Tessera Sanitaria. In caso di modifica delle spese sanitarie, infatti, l’elenco dettagliato delle spese risulta necessario al fine di consentire al CAF o al professionista di dimostrare la correttezza del proprio operato. Qualora il contribuente abbia delle difficoltà nell’utilizzo dei sistemi informatici e/o scarse competenze in materia e non sia in grado di ottenere le apposite credenziali o comunque di stampare o salvare il citato prospetto di dettaglio, il CAF o il professionista abilitato acquisisce e conserva, in luogo di tale prospetto, i singoli documenti di spesa (scontrini, fatture, ecc.).

In merito agli oneri e spese per i quali spetta una detrazione dall’imposta lorda (Quadro E), con riferimento alla conservazione della documentazione, concernente gli oneri per i quali spetta una detrazione, si osserva che, ai sensi dell’art. 5 del d.lgs. n. 175 del 2014, in caso di dichiarazione precompilata, presentata senza modifiche, è previsto l’esonero dalla conservazione della documentazione degli oneri comunicati dai soggetti terzi. In caso di modifica della dichiarazione precompilata è necessario, invece, conservare la documentazione per tutti gli oneri. In particolare, per le spese sanitarie occorre conservare la documentazione esibita dal contribuente o, in alternativa, il prospetto dettagliato delle spese sanitarie disponibili nel Sistema Tessera Sanitaria unitamente ai singoli documenti (scontrini, fatture, etc.) che non risultano indicati nella dichiarazione precompilata o il cui importo è stato modificato. Per approfondimenti sul tema si rinvia al paragrafo “Il rilascio del visto di conformità”.

In conclusione, dalla circolare dell’amministrazione finanziaria emerge anche l’opportunità di sottoscrivere e conservare elettronicamente i dichiarativi e tutta la relativa documentazione secondo la normativa vigente in materia.

 

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