La Firma Grafometrica su tablet per la sottoscrizione dei documenti in attesa delle nuove disposizione del Garante

23 Giugno 2014

 Le imprese nella loro attività gestiscono milioni di transazioni, di negoziazioni che avvengono nella modalità cartacea e con l’apposizione di firma autografa su carta davanti ad una scrivania, davanti ad uno sportello o in mobilità.

Oggi questa moltitudine di processi di business che fanno parte del quotidiano in ambiti molteplici e trasversali possono essere dematerializzati nativamente, ovvero possono essere digitalizzati i documenti associati ai predetti processi in tutto il loro ciclo di vita, dalla formazione giuridica fino alla fase della conservazione digitale a norma.

Grazie all’introduzione nell’ordinamento giuridico italiano della firma elettronica e della firma elettronica avanzata,  regolamentate dal Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs n. 82/2005 e successive modificazioni ed il decreto attuativo DPCM 22 Febbraio 2013, oggi è possibile dematerializzare con sistemi di Firma Grafometrica tutti i processi in cui è necessaria una firma autografa e vi è una relazione esterna con un cliente, un fornitore, un paziente, un cittadino e quelli ove esiste una relazione interna.

Questa innovativa modalità di sottoscrizione permette di dare un forte contributo all’ecosostenibilità, generando inoltre ottimizzazione nei processi organizzativi e gestionali sia in termini di efficienza, grazie alla semplificazione e lo snellimento delle procedure, che in termini di incremento della qualità e della riduzione dei costi delle risorse.

L’utilizzo di sistemi di Firma Grafometrica ha sia lo scopo di contrastare eventuali tentativi di frode e il fenomeno dei furti di identità che, dall’altro, lo scopo di rafforzare le garanzie di autenticità, non ripudio e integrità dei documenti informatici sottoscritti, anche in vista di eventuale contenzioso legato al disconoscimento della sottoscrizione apposta su atti e documenti di tipo negoziale in sede giudiziaria.

Si evidenzia che in merito al valore giuridico e all’efficacia probatoria e quindi all’idoneità di un documento informatico ad integrare o meno il requisito della forma scritta attraverso l’utilizzo  della firma elettronica grafometrica o della firma elettronica avanzata grafometrica è necessario porre attenzione e far riferimento all’art. 21 del CAD, rubricato “Valore probatorio del documento informatico sottoscritto”.

In particolare, la firma elettronica avanzata (FEA) è una firma “technology–neutral” e va gestita come un insieme di procedure, ovvero un processo che deve rispettare determinati requisiti organizzativi e tecnologici di sicurezza,  trasparenza ed affidabilità, definiti in modo specifico dalle regole tecniche sulle firme elettroniche (DPCM 22 Febbraio 2013).

Una Firma Grafometrica, per potere essere considerata una firma elettronica avanzata e quindi garantire l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice Civile, deve essere inserita in un processo e rispettare tutte le disposizioni legislative previste dagli artt. 55-61 del DPCM 22 Febbraio 2013.

Inoltre, i sistemi di Firma Grafometrica eseguono un trattamento di dati biometrici di natura comportamentale, costituiti da informazioni dinamiche associate all’apposizione di una firma autografa, a mano libera, su appositi dispositivi di acquisizione (c.d tavolette grafometriche o dispositivi tablet di uso generale).

I dati raccolti sul comportamento della mano all’atto di firma, quali ad esempio ritmo, velocità, pressione, accelerazione e movimento sono memorizzati in un “modello o vettore grafometrico” che viene cifrato per non essere più intellegibile assieme all’impronta (hash) del documento e poi  inserito nel documento sottoscritto che viene posto in conservazione digitale a norma.

Per il predetto motivo è necessario adottare nelle soluzioni di Firma Grafometrica  misure di sicurezza idonee e garantire la conformità alla normativa in materia di protezione dei dati personali vigente nel tempo.

Si segnala, pertanto, che il Garante  per  la  protezione  dei  dati  personali ha ritenuto opportuno avviare una  procedura  di  consultazione  pubblica  sullo schema di provvedimento adottato in materia di  riconoscimento biometrico  e  firma   grafometrica, nonché sul  documento ad esso allegato di Linee  guida.

Il comunicato per l’avvio della consultazione è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n.118 del 23 maggio 2014 ed i documenti citati sono stati pubblicati   sul   sito  web dell’Autorità  www.garanteprivacy.it  nella sezione Provvedimenti.

Il provvedimento del Garante con le allegate linee guida, una volta approvato in via definitiva con le modifiche resesi necessarie, permetterà di fissare prescrizioni e limitazioni che tutti i Titolari del trattamento che nel proprio business adottano sistemi di firma grafometrica dovranno rispettare al fine di garantire al fruitore finale elevati standard di sicurezza nell’utilizzo di queste soluzioni.

Accedi alla sezione “Provvedimenti” del sito del Garante per consultare i documenti in consultazione pubblica

Fatturazione Elettronica tra Privati con semplificazioni fiscali

14 Giugno 2014

La fatturazione elettronica si appresta a divenire uno strumento cardine per il Fisco al fine di semplificare gli adempimenti fiscali per i contribuenti che adottano tale modalità anche nelle operazioni commerciali tra privati ad esempio imprese.

La Legge 11 marzo 2014, n. 23 sulla delega fiscale conferisce all’art. 9, co. 1, lett. D, mandato al Governo di incentivare, mediante una riduzione degli adempimenti amministrativi e contabili a carico dei contribuenti, l’utilizzo della fatturazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi, nonché di adeguati meccanismi di riscontro tra la documentazione in materia di IVA e le transazioni effettuate, potenziando i relativi sistemi di tracciabilità dei pagamenti.

Secondo l’art. 50-bis D.L. 69/13 (Decreto del Fare) dal 1° gennaio 2015 il contribuente inviando quotidianamente all’Agenzia delle Entrate le fatture e i corrispettivi emessi e ricevuti secondo le modalità attuative definite da un apposito regolamento potrà ottenere in cambio una serie di agevolazioni fiscali (quali a titolo di esempio l’eliminazione dell’elenco clienti/fornitori e dello spesometro, dell’elenco dei clienti e fornitori della comunicazione “black list”, della comunicazione dei dati delle lettere d’intento e dei contratti d’appalto, nonché della responsabilità solidale per l’Iva sull’acquisto di “beni sensibili” e per ritenute negli appalti, l’elenco riepilogativo delle prestazioni di servizi ricevute da fornitori Ue, abrogazione parziale o totale anche di alcuni adempimenti dichiarativi e con apposito decreto anche le informazioni inserite nei registri Iva verranno modificate in quanto già trasmesse quotidianamente per coloro che ne avranno scelto l’opzione).

Si evidenzia che le predette semplificazioni di cui all’articolo 50-bis DL 60/13 restano vincolate alle disposizioni che dovranno essere emanate da un apposito regolamento da parte dell’Agenzia delle Entrate (che entrerà in vigore entro 90 giorni dalla data dello stesso regolamento) fissando dunque la modalità e la decorrenza.

Infine per le pubbliche amministrazioni che svolgono attività commerciale, per le operazioni a partire dal 2014, saranno escluse dall’obbligo dello spesometro da inviare all’Agenzia delle Entrate tutte le operazioni fiscalizzate tramite emissione della fattura elettronica.

Risoluzione n. 57/E del 30 maggio 2014: obblighi e modalità di conservazione della documentazione 730 per i CAF e i professionisti abilitati

14 Giugno 2014

I CAF e i professionisti abilitati, ai sensi all’articolo 16, comma 1, del decreto 31 maggio 1999, n. 164, come modificato dalla legge 27 dicembre 2013, n. 147, articolo 1, comma 617, lettera d), devono conservare:

•le schede modello 730-1 con le scelte effettuate dai contribuenti fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di    presentazione;
•copia delle dichiarazioni elaborate, dei relativi prospetti di liquidazione e della documentazione a base del visto di conformità fino al 31 dicembre del quarto anno successivo a quello di presentazione.

Detti documenti possono essere conservati anche in formato cartaceo.
Se conservati in formato elettronico si fa presente che:
•le dichiarazioni elaborate e i relativi prospetti di liquidazione sono conservati nel formato originale;
•la copia della documentazione a base del visto di conformità è conservata in formato PDF o TIFF;
•le schede sono conservate secondo le regole tecniche in materia di sistema di conservazione di cui al decreto del Presidente del   Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013, pubblicato sul supplemento ordinario n. 20 alla Gazzetta Ufficiale n. 59 del 12 marzo 2014.

Tale documentazione, ai sensi dell’articolo 26, comma 3-bis, del decreto ministeriale n. 164 del 1999, dovrà essere trasmessa, dal responsabile del CAF anche tramite il CAF, o dal professionista abilitato, in via telematica a seguito di richiesta dell’Agenzia delle entrate.
Pertanto, l’indicazione analitica dei documenti esibiti dai contribuenti nella ricevuta di avvenuta consegna della dichiarazione per i CAF e i professionisti abilitati, modello 730-2, non esime dall’obbligo di conservazione degli stessi.

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