La gestione e conservazione dei documenti informatici soggetti a registrazione particolare

news_image_3 8 Aprile 2016

Le nuove regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici necessitano di una riflessione in merito alla gestione dei documenti amministrativi soggetti a registrazione particolare. Come noto l’art 53 c. 5 DPR 445/00 dispone che “sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione.” In estrema sintesi dunque i documenti informatici ricevuti o formati da una PA sono registrati o nel protocollo generale dell’ente o in uno dei repertori previsti dal Titolario d’archivio. Naturalmente resta inteso che il documento non è oggetto di registrazione ne particolare ne a protocollo se rientra tra le tipologie indicate dall’articolo sopra richiamato (es, gazzette ufficiali, notiziari della PA, inviti etc) a meno che il manuale di gestione dell’ente non lo preveda espressamente.

In argomento le regole tecniche contenute nel DPCM 13 novembre 2014 all’art. 9 dispongono che “ Il documento amministrativo informatico, di cui all’art 23-ter del Codice, formato mediante una delle modalità di cui all’art. 3, comma 1, del presente decreto, è identificato e trattato nel sistema di gestione informatica dei documenti di cui al Capo IV del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, comprensivo del registro di protocollo e degli altri registri di cui all’art. 53, comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, dei repertori e degli archivi, nonché degli albi, degli elenchi, e di ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti già realizzati dalle amministrazioni su supporto informatico, in luogo dei registri cartacei, di cui all’art. 40, comma 4, del Codice, con le modalità descritte nel manuale di gestione.” La disposizione quindi richiama all’unicità dell’archivio, prevedendo che il sistema di gestione documentale dell’ente sia comprensivo oltre che del protocollo generale anche degli altri registri particolari. La disposizione risponde ad una duplice esigenza: garantire la corretta ed efficiente sedimentazione della documentazione in archivio e contemporaneamente predisporre le relative aggregazioni documentali create ( fascicoli e repertori) per la conservazione.

Garantire la puntuale archiviazione di ciascun documento stabilendo il relativo vincolo archivistico, è una condizione essenziale in ambiente elettronico che per sua natura è meno resiliente rispetto a quello cartaceo. Resta quindi indispensabile sedimentare i documenti in fascicoli e repertori elettronici secondo regole archivistiche condivise e descritte nel manuale di gestione. Inoltre, la natura del documento informatico, che si manifesta in infiniti duplicati, rende possibile collocare in più fascicoli lo stesso esemplare semplicemente creando nessi logici tra il documento e i diversi fascicoli che lo contengono. A fini pratici, ad esempio, nel fascicolo aperto ad una certa attività che prevede la fornitura di un certo bene o servizio esterno all’ente, posso afferire tutti i documenti dell’intero ciclo dell’ordine, dal contratto d’appalto registrato nel repertorio contratti, alla determina di impegno e di liquidazione anche queste registrate nel rispettivo repertorio, alla fattura del fornitore, fino al mandato di pagamento informatico se ritenuto necessario. Affinché il sistema riesca a creare legami logici con tutti i documenti dell’ente, compresi quelli soggetti a registrazione particolare occorre che il tutto sia ricondotto ad un unico sistema, il sistema di gestione informatica dei documenti.

L’unicità dell’archivio garantisce vantaggi operativi e certezza della norma anche da un punto di vista della conservazione. È facilmente intuibile che è molto più semplice gestire la conservazione di un unico sistema, piuttosto che garantire la conservazione di un “archivio polverizzato” in “n” sistemi gestiti da diverse applicazioni e magari distribuiti su più macchine sistemi ed infrastrutture. La questione tuttavia non è solo riconducibile ad una ottimizzazione delle risorse e snellezza delle procedure, ma anche alla necessità di mettere a disposizione al responsabile della gestione documentale strumenti per la supervisione della tempistica di produzione dei pacchetti di versamento, nonché del monitoraggio dell’avvenuta trasmissione e presa in carico dei pacchetti da parte del sistema di conservazione tramite la presa visione del rapporto di versamento.

Oltre a ciò, l’unicità del sistema di gestione informatica dei documenti comprensiva del protocollo generale, poiché gestito secondo le politiche di sicurezza previste per il protocollo informatico di cui al DPCM 3 dicembre 2013, conferisce al documento registrato anche un riferimento temporale certo, secondo quanto disposto dall’art 41 del DPCM 22 febbraio 2013, indispensabile a garantire il valore giuridico probatorio dei documenti informatici firmati con firma digitale. Infatti l’apposizione di un riferimento temporale certo per i documenti informatici non ha solo la finalità di conferire data certa ai sensi dell’art 2704 del c.c., ma anche quella di associare un rifermento temporale che collochi la generazione della firma digitale in un momento antecedente alla scadenza, revoca o sospensione del relativo certificato (art 62 DPCM 22 febbraio 2013) e quindi garantirne il valore giuridico probatorio nel tempo.

Sotto quest’ultimo profilo i repertori gestiti esternamente al sistema di gestione dei documenti informatici, presentano una duplice criticità: non rispettano il disposto dell’art 9 DPCM 13 novembre 2014 (unicità dell’archivio) e possono non presentare i requisiti di sicurezza e affidabilità tali da poter ricondurre la data di segnatura di cui all’art 9 del DPCM 3 dicembre 2013 (protocollo) ad un riferimento temporale certo. Soluzioni prospettabili per questi repertori possono essere l’invio in conservazione degli atti firmati digitalmente (es. delibere o determine) prima della scadenza del certificato di firma, oppure prevedere, come nel caso del registro di protocollo generale, misure di sicurezza fra queste anche un’estrazione statica del repertorio eseguita con cadenza giornaliera e l’invio della stessa in conservazione al fine di garantirne l’immodificabilità. In qualsiasi caso, la conservazione dei repertori particolari deve essere oggetto di conservazione come previsto dall’art 15 DPCM 13 novembre 2014.

Oggetto della conservazione non sono solo documenti, fascicoli e repertori ma anche i loro metadati che ne permettano la ricerca, la leggibilità e l’autenticità nel tempo. Le regole tecniche prevedono a tal fine un set minimo d metadati che per i documenti amministrativi informatici registrati nel registro di protocollo sono quelli previsti dall’art 53 DPR 445/00 ovvero i dati di registrazione a protocollo. Per gli atti informatici registrati nei repertori particolari le regole tecniche dispongono espressamente di fare riferimento ai metadati previsti per i documenti informatici di cui all’art 3 c. 9 del DPCM 13 novembre 2014 ovvero: identificativo univoco persistente (numero di repertorio), data di registrazione, oggetto, soggetto che ha formato il documento, eventuale destinatario, impronta informatica.

Cesare Ciabatti

Esperto consulente e formatore per Enti Locali. Specializzato in amministrazione digitale e gestione archivi elettronici in ambito pubblico e privato.

[Contributor DocPaperless]

admin, 8 aprile 2016. Nessun commento. Category: aprile 2016.