Chiarimenti sulla conservazione “creativa” della e-Fattura XML

26 maggio 2018

 

 

La e-fattura di cui al D.Lgs. 127/2015 è un documento elettronico nel formato XML conforme all’art. 21 e 21-bis del Decreto Iva e deve garantire i requisiti di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità nel ciclo attivo dalla sua emissione, trasmissione fino alla sua conservazione e nel ciclo passivo dalla sua ricezione fino alla sua conservazione. La e-fattura è anche un documento elettronico che necessariamente deve essere conforme al Regolamento eIDAS n. 910/2014 e al Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 ed alle sue regole tecniche attuative.

La conservazione della e-fattura ai fini della validità fiscale di cui all’art. 3 comma 3 del DM 17 giugno 2014 sarà sempre più data per assolta  in quanto con l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica l’Agenzia delle Entrate acquisirà i dati fiscali in real time dal Sistema di Interscambio memorizzandoli in un data base quindi non avrà più la necessità di eseguire verifiche nella sede del contribuente o del depositario delle scritture contabili per verificare le fatture attive e passive e di conseguenza andrà ad affievolirsi il tema della conservazione ed esibizione necessaria ai fini delle verifiche fiscali. Stessa cosa dicasi per la Guarda di Finanza che per il principio dell’only once chiederà i dati direttamente al data base dell’Agenzia delle Entrate.

Rimane tuttavia in capo a ciascun operatore economico l’obbligo di conservazione della e-fattura per disposizioni civilistiche ed in particolare dettate dall’art. 2220 del Codice Civile che impone una conservazione minimo decennale al fine di garantire i requisiti legislativi della e-fattura e assicurare una corretta esibizione per far fronte ad eventuali contenziosi, ecc. o la conservazione e l’esibizione ai fini del controllo del collegio sindacale, dell’organo di revisione, ecc.

Un documento elettronico per avere l’efficacia probatoria di cui agli artt. 2709 e 2710 del Codice Civile deve rispettare le disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale e le sue regole tecniche!

Ricordo che l’art. 43 comma 3 del Codice dell’Amministrazione Digitale impone che se un documento informatico deve essere conservato per leggi o regolamenti (come ad esempio per l’art. 2220 del Codice Civile) la sua conservazione permanente per tutto il periodo di legge previsto (ad esempio dieci anni) deve essere effettuata in conformità alle regole tecniche sulla modalità informatica di formazione e conservazione.

Quindi chiariamo il primo concetto: se sono un soggetto passivo Iva che ricade nell’obbligo di fatturazione elettronica non posso conservare la mia e-fattura XML stampandola nel formato cartaceo, lo posso fare solo se sono un escluso dall’obbligo perché ricado in un regime agevolato (regime di vantaggio, forfettario, produttore agricolo del regime speciale)

Il consiglio e la raccomandazione che intendo dare, quindi, a tutti gli operatori economici In Italia obbligati alla fatturazione elettronica è quella di conservare la e-fattura nel formato XML in conformità alle regole tecniche di cui al DPCM 3 dicembre 2013 mediante un servizio o un sistema a norma che scelgono in piena libertà, al fine di evitare il rischio di uno spiacevole “disconoscimento” o di una verifica puntuale, che li costringerebbe a dimostrare in sede di giudizio o di fronte ad un notaio, per un estratto notarile ai fini di un decreto ingiuntivo, che il contenuto della e-fattura XML non è stato modificato nella fase di conservazione.

È possibile conservare la e-Fattura XML in un altro formato elettronico?

La risposta è sì ma rispettando le regole tecniche ed essendo consapevoli di un rischio eventuale di disconoscimento. A tal proposito ci tengo a precisare che io consiglio sempre la conservazione a norma dell’originale e-fattura nel formato XML.

Se invece un operatore economico vuole conservare una copia informatica in PDF dell’originale documento informatico in XML deve rispettare quanto prescritto dalla legge, in particolare deve applicare la disposizione del comma 2 dell’art. 23-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale, ossia le copie informatiche del documento informatico, se prodotte in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’art. 71 del CAD, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la conformità non è espressamente disconosciuta!

Detto in parole semplici l’art. 23-bis comma 2 del CAD prevede che

• la copia informatica PDF deve essere fedele e veritiera rispetto all’originale informatico XML nel contenuto fiscalmente rilevante. Siete sicuri?..Io non credo che lo sia sempre. Volete esempi pratici?

Ad esempio, quando la e-fattura è assoggettata all’imposta di bollo nel file XML si inserisce un valore “SÌ” al fine di ottemperare all’obbligo di annotazione in fattura previsto dall’art. 6 del DM 17 giugno 2014: “Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi del presente decreto”. Sono, quindi, curioso di verificare che la copia PDF fedele conterrà questa specifica annotazione sulla modalità informatica di assolvimento.

Altro esempio:  quasi sempre la e-fattura XML sarà firmata digitalmente per garantire i requisiti di autenticità  dell’origine ed integrità del contenuto nella fase di generazione/emissione, prima della trasmissione al Sistema di Interscambio e sappiamo che spesso avviene l‘emissione per conto terzi sulla base di un incarico che il cedente/prestatore ha dato al terzo intermediario di emettere per suo conto la fattura così come chiarito dalla Circolare n. 18/E del 24 giugno 2014 (paragrafo 1.3.2). In tale fattispecie, occorre annotare in fattura che la stessa è stata compilata dal terzo per conto del cedente/prestatore ex art. 21, comma 2, lettera n), del D.P.R. n. 633 del 1972. Nel file e-Fattura XML sono previsti i due blocchi dati “[1.5] TerzoIntermediarioOSoggettoEmittente e [1.6] SoggettoEmittente” de valorizzare con i dati del Terzo Intermediario per assolvere al predetto obbligo di annotazione. Sono, quindi, curioso di verificare che la copia PDF fedele conterrà questa specifica annotazione. Come farà un notaio a redigere un estratto notarile ai fini di decreto ingiuntivo solo sulla base della copia informatica della e-fattura conservata dall’operatore economico? Chi gli assicura che il contenuto sia fedele rispetto al file XML trasmesso al Sistema di Interscambio?

• la copia informatica PDF deve essere prodotta in conformità alle regole tecniche di cui all’art. 71 del CAD che in tale caso sono rappresentante dall’applicazione rigorosa dell’art. 6 comma 2 del DPCM 13 novembre 2014 , che afferma che la copia di uno o più documenti informatici se sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale, salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta.Quindi l’eventuale copia informatica PDF oltre a dover essere una copia fedele deve essere sempre firmata digitalmente dal soggetto che ha effettuato la copia e poi conservata digitalmente a norma. Nonostante ciò ci potrà essere sempre il rischio che la controparte ne possa disconoscere il contenuto dato che trattasi di PDF e non del file XML la cui trasmissione elettronica tra le due controparti commerciali è stata certificata dal Sistema di Interscambio. L’unico caso in cui una copia informatica dell’originale elettronico non può essere disconosciuta è quello in cui la conformità della copia rispetto all’originale stesso è attestata con la firma digitale da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

In conclusione, prima di conservare delle copie informatiche dell’originale informatico XML pensateci bene!!

In merito al processo di fatturazione elettronica, di cui io sono un fermo sostenitore, credo che il Legislatore ed in particolare l’Agenzia delle Entrate abbia fatto un buon lavoro ed abbia ascoltato i rappresentanti delle varie categorie ed i vari stakeholders del Forum Italiano sulla Fatturazione Elettronica, naturalmente la norma è assolutamente migliorabile nel tempo, come tutti i progetti di rilevanza nazionale impattanti e complessi come questo, ma a mio avviso ora è importante la fase della corretta comunicazione e del chiarimento delle regole e delle specifiche da attuare.

In particolare, attendo chiarimenti e semplificazioni su alcuni aspetti.

Ritengo, ad esempio, che ci sia un buco nella Legge di Bilancio 2018 e nel Provvedimento del 30/04/2018: non è stata data una soluzione al caso d’uso in cui un operatore economico (azienda o professionista) riceve la fattura cartacea da un soggetto escluso, rientrante in un regime agevolato. La domanda che mi pongo è…….come l’operatore economico comunicherà i dati della predetta fattura passiva all’Agenzia delle Entrate, dato che lo spesometro verrà abrogato?

La norma va semplificata e sburocratizzata in Italia a favore degli operatori economici.

Ad esempio, è poco comprensibile che una fattura emessa da un medico la debba inviare due volte allo Stato, sia come e-fattura al Sistema di Interscambio che come dati della trasmissione telematica della Tessera Sanitaria. Per il principio dell’only once forse è il caso che dialoghino applicativamente la Ragioneria delle Stato e l’Agenzia delle Entrate chiedendo al contribuente un solo invio.

Poi, per i modelli Intra come ci dobbiamo comportare? Sarà spiegato in forma scritta da qualche circolare in modo chiaro?

Altro esempio, è inaccettabile ad avviso dello scrivente che dal 1 luglio al 31 dicembre 2018 se si eroga rifornimento di benzina si deve documentare la cessione con la fattura elettronica mentre se si eroga GPL si può continuare a documentare la cessione con la scheda carburante cartacea.

Altro esempio di semplificazione: l’importo per poter emettere la fattura semplificata andrebbe alzato almeno ad € 400,00 in modo da rendere la semplificata più applicabile in maniera diffusa.

Le fatture scambiate con la Repubblica di San Marino e/o Campione d’Italia come le gestisco…con la e-fattura o come estero quindi ad esempio con lo spesometro transfrontaliero?

Mi auguro che quindi diventino questi i temi su cui ci si concentri per dare risposte concrete e semplificare il processo di fatturazione elettronica B2B e B2C con l’emanazione da parte del Legislatore di norma semplificativa chiara e soprattutto ufficiale, invece di inventare soluzioni di “conservazione creativa”.

Per rimanere sempre aggiornati con competenza sui temi della fatturazione elettronica, della conservazione digitale a norma e della digitalizzazione dei processi aziendali, dei professionisti e delle PA entra gratuitamente nel nuovo Gruppo LinkedIn “Digitale e Dematerializzazione”. A luglio saranno pubblicate nel Gruppo le tanto attese slide vademecum redatte dalla Studio F. Lupone sul nuovo obbligo della e-Fattura B2B e B2C.

Fabrizio Lupone

Digital Process Compliance Expert

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