La vidimazione iniziale sui libri sociali cartacei può essere eliminata

19 marzo 2019

 

 

Basta carta inutile, basta procedura di bollatura iniziale dei libri.

Nella maggior parte dei casi non siamo portati culturalmente a passare ad una gestione completamente digitale dei nostri processi documentali e lavorativi, a meno che sia il Legislatore a costringerci.

Una corretta trasformazione digitale delle imprese passa, invece, per un atteggiamento propositivo e culturale del management e mediante un’analisi e una conoscenza di nuovi processi e quindi anche mediante una crescita della competenza sulla digital compliance.

La digitalizzazione assicura una maggiore competitività solo se il management fa delle scelte “giuste” e capisce che la digitalizzazione dei processi documentali deve sì generare riduzione dei costi operativi, sì generare maggiore efficienza ma soprattutto deve assicurare nel tempo la generazione di un BENESSERE ORGANIZZATIVO per le risorse.

Altrimenti può essere meglio il processo che si basa sul cartaceo!! Diciamolo con forza: la digitalizzazione senza generazione nel medio-lungo termine di un benessere organizzativo è peggio del cartaceo!!

Oggi come caso d’uso concreto della digitalizzazione parliamo della vidimazione annuale sui libri sociali quale obbligo per le società di capitale (S.p.a., S.r.l., S.a.p.a., comprese quelle consortili).

Si ricorda che la vidimazione iniziale è attualmente prevista come obbligo solo per i libri sociali obbligatori ex art. 2421 del Codice Civile), quali:

• libro dei soci
• libro delle obbligazioni
• libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee
• libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione
• libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale
• libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo;
• libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti
• ogni altro libro o registro per i quali l’obbligo della bollatura è previsto da norme speciali.

Questi libri, pertanto, vanno numerati e bollati presso il Registro Imprese della Camera di Commercio o presso un notaio.

Sei una società di capitali?

Lo sai che sono anni che è stata disciplinata con l’art. 2215-bis del Codice Civile la possibilità di formazione e tenuta informatica della documentazione tra cui i libri sociali senza quindi dover più assolvere alla vidimazione iniziale?

Il citato articolo del Cod. Civ. stabilisce che gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta l’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.

Nell’ambito di una gestione informatica, quindi, al fine di assicurare ai libri sociali conformità alla normativa vigente e l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del Codice Civile, è necessario garantire una redazione informatica a norma dei libri sociali e secondo il “principio del senza ritardo”, con apposizione delle necessarie firme digitali e di una marca temporale entro  30 giorni e poi garantire una conservazione conforme al D.M. 17 giugno 2014 e al D.P.C.M. 3 dicembre 2013.

Lo sai che potresti anche scoprire che l’assolvimento dell’imposta di bollo secondo l’art. 6 del D.M. 17 giugno 2014 ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse sia più conveniente rispetto alla modalità di assolvimento tradizionale ogni 100 pagine o frazioni di esse.

La mia proposta alle società di capitali?

Per il futuro iniziate ad organizzarvi per la digitalizzazione dei libri e registri, dei dichiarativi, ecc. e perché no anche dei libri sociali redatti, tenuti e conservati nella modalità digitale a norma.

Preparati, informatevi con competenza, investite sui nuovi processi!!

I libri delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee formati, tenuti e conservati in modalità digitale a norma garantiscono alla società di capitali maggiore trasparenza ed opponibilità a terzi.

Se interessati alla digitalizzazione dei libri e registri richiedete una consulenza o una sessione di formazione allo Studio F.Lupone, lo studio specializzato in Italia nella Digital Compliance!!

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Grazie per l’attenzione

#DigitaleperunBenessereOrganizzativo

Fabrizio Lupone

Digital Process Compliance Expert & Advisor & Trainer

DocPaperless Norma e Tecnica dei Processi Digitali

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