Il caldo estivo scioglie la conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili ma attenzione!

26 agosto 2022

 

Con la recente pubblicazione in Gazzetta Ufficiale della Legge n. 122/2022 di conversione del Decreto Semplificazioni Fiscali D.L. n. 73/2022 viene abrogato l’obbligo di conservazione digitale di qualsiasi registro contabile tenuto e conservato con sistemi elettronici su qualsiasi supporto, ma qual è stata la ratio di questo colpo di sole?

 

È proprio vero che il forte caldo estivo quest’estate ha sciolto e inaridito molte cose, tra cui la conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili.

In questo scenario si colloca il colpo di mano o colpo di sole, orchestrato a dovere, nella conversione in legge del Decreto Semplificazioni 2022 che tra le varie disposizioni ha introdotto anche l’eliminazione dell’obbligo fiscale di conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi.

Ma ripercorriamo insieme l’intervento e commentiamolo per valutare se sia stata una ragionevole semplificazione fiscale oppure se sia stata dichiarata regolare una tenuta e conservazione con sistemi gestionali elettronici che, ad oggi, non garantiscono nella fase di formazione e tenuta nemmeno l’integrità e l’immodificabilità dei registri e del loro contenuto.

Più nel dettaglio, la conversione in legge del Decreto Semplificazioni ha modificato il comma 4-quater dell’art. 7 del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357 come evidenziato di seguito in neretto:

“4-quater. In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la  tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su  qualsiasi supporto sono, in ogni  caso,  considerate  regolari  in  difetto  di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione  sostitutiva  digitale ai sensi del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli  stessi  risultano  aggiornati  sui predetti sistemi elettronici  e  vengono  stampati  a  seguito  della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.”

Ciò riguarda la tenuta e la conservazione dei seguenti documenti:

• i registri previsti ai fini IVA
• il libro giornale
• il libro degli inventari
• il registro dei beni ammortizzabili
• le scritture contabili ausiliarie (conti di mastro e scritture di magazzino).

La novellata disposizione ritiene regolare una tenuta e conservazione con qualsiasi sistema elettronico e qualunque supporto ma ciò, ad avviso dello scrivente, genera criticità e ambiguità di interpretazione in merito:

• alla natura e caratteristiche del registro, in quanto se inteso come documento informatico nella sua fase di formazione e tenuta dovrebbe per forza garantire i requisiti di integrità e immodificabilità;
• sulla reale capacità e il rischio di stampa cartacea da parte delle imprese a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza, oltre i danni dal punto di vista del rispetto della sostenibilità ambientale;
• e sulla modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sul libro giornale e il libro degli inventari che non può prescindere da una modalità di assolvimento analogica non potendosi considerare i registri così tenuti e conservati documenti informatici.

Ma partiamo con la nostra analisi, iniziando con alcune disposizioni del D.Lgs. n. 82/2005 cosiddetto Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), fonte normativa primaria in Italia per la disciplina sul documento informatico e sulla sua formazione gestione e conservazione, secondo cui: “le disposizioni del CAD e le relative Linee guida concernenti il documento informatico, le firme elettroniche e i servizi fiduciari di cui al Capo II, la riproduzione e conservazione dei documenti di cui agli articoli 43 e 44, il domicilio digitale e le comunicazioni elettroniche di cui all’articolo 3-bis e al Capo IV, l’identità digitale di cui agli articoli 3-bis e 64 si applicano anche ai privati, ove non diversamente previsto.”

Nello specifico, in relazione agli obblighi tributari, l’art. 21 comma 5 del CAD stabilisce che “gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con uno o più decreti del Ministro dell’economia e delle finanze, sentito il Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie.”

Allora la prima domanda che viene da porsi è se nella conversione in legge del Decreto Semplificazioni 2022 sia stato formalmente sentito il Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie, ma non è questo il punto e andiamo avanti con l’analisi.

Il Decreto Ministeriale 17 giugno 2014 emanato dal Ministro dell’Economia e Finanze dopo avere sentito l’allora Ministero per la semplificazione e la pubblica amministrazione, oggi sostituito in determinate funzioni dal Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie, è il decreto che disciplina le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.

In merito al D.M. 17 giugno 2014, in primis evidenziamo l’art. 2 rubricato Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.

Il comma 1 dell’art. 2 statuisce che ai fini tributari, la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71 del CAD cosiddette Linee Guida AgID in materia di formazione gestione e conservazione dei documenti informatici.

Mentre il comma 2 dell’art. 2 dispone che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari abbiano le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità, e utilizzino i formati previsti dalle Linee Guida AgID ovvero utilizzino i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.

Inoltre, evidenziamo il comma 1 lett. a) dell’art. 3 che stabilisce chiaramente e senza alcuna necessità di inventarsi norme creative sotto il sol d’estate quanto segue.

I documenti informatici sono conservati in modo tale che siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche (Linee Guida AgID) e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità.

In attuazione, le Linee Guida AgID stabiliscono al paragrafo 2.1.1. quali siano i requisiti da rispettare per garantire integrità e immodificabilità ai documenti informatici e sappiamo tutti benissimo che oggi i sistemi gestionali contabili non sono in grado, in generale, di rispettare i vincoli delle Linee Guida AgID sull’immodificabilità e integrità dei registri contabili inteso come documenti informatici.

Pertanto, i registri contabili tenuti e conservati con sistemi elettronici come da recente semplificazione sono documenti di veste digitale ma di natura analogica.

Con tale considerazione, lasciatemi affermare che il legislatore con la sua semplificazione ha accettato il rischio che fintantochè non saranno materializzati su carta i registri contabili su richiesta del verificatore potranno essere in qualche modo modificati e in Italia sappiamo che il rischio di evasione ed elusione fiscale è molto elevato.

Può pure andar bene la semplificazione, basta che i registri contabili così tenuti e conservati vengano considerati documenti di natura analogica, da stampare su carta a richiesta e con conseguente assolvimento dell’imposta di bollo nei casi previsti nelle modalità analogiche, senza mai poter adottare l’assolvimento di cui all’art. 6 del D.M. 17 giugno 2014 in quanto applicabile solo ai documenti informatici.

Nel caso contrario, ritengo che la modifica in oggetto introdotta dalla conversione in legge del Decreto Semplificazione sia in chiaro contrasto con le varie norme citate nell’analisi.

Altro dubbio in conseguenza della novellata disposizione, ma di tipo operativo, è come potranno mai fare le imprese italiane in sede di accesso, ispezione o verifica a dimostrare con gli attuali sistemi gestionali elettronici che i registri contabili risultino aggiornati, ma soprattutto come riusciranno a stampare su carta rapidamente i registri a seguito  della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza. Immaginandomi la scena, trovo la disposizione davvero anacronistica   e paradossale.

In ultimo, evidenzio che dal punto di vista civilistico le scritture contabili vanno comunque conservate per 10 anni e sottolineo di porre attenzione rispetto al corretto mantenimento dell’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 “Efficacia probatoria contro l’imprenditore” e 2710 “Efficacia probatoria tra imprenditori” del codice civile.

Chiudo l’analisi con una riflessione: ma alle imprese italiane non converrà procedere con la conservazione digitale dei registri contabili nel pieno rispetto del D.M. 17 giugno 2014, del Codice Civile del CAD e delle relative Linee Guida AgID così come fanno già oggi tante imprese?

Sì, il consiglio per le aziende italiane è proprio quello di continuare ad adottare, come hanno fatto in molte fino ad oggi, una tenuta e conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili conforme alle disposizioni del D.M. 17 giugno 2014 e quindi rispettando la scadenza di tre mesi dal termine di presentazione della relativa dichiarazione annuale dei redditi, in modo da soddisfare anche le disposizioni dell’art. 2215-bis del Codice Civile.

Del resto mentre la Commissione europea nella proposta di regolamento per la revisione del Regolamento UE n. 910/2014 eiDAS disciplina la definizione di un quadro armonico europeo per la prestazione di servizi fiduciari di archiviazione elettronica qualificata sicura e affidabile al fine di consentire la conservazione a lungo termine di documenti elettronici, in Italia il CNDCEC nel suo comunicato stampa del 27 luglio 2022 trova la conservazione sostitutiva digitale un adempimento anacronistico brindando alla stampa cartacea in presenza del verificatore di miliardi di pagine di registri contabili delle imprese italiane, in pieno sberleffo dei principi di sostenibilità ambientale e sociale dettati dall’Agenda digitale europea 2030!!

 

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Grazie per l’attenzione

 

Fabrizio Lupone

Digital Process Compliance Expert & Advisor & Trainer

Titolare presso studio professionale F.Lupone DocPaperless

 

Web site Studio www.docpaperless.com

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