La Firma Grafometrica su tablet per la sottoscrizione dei documenti in attesa delle nuove disposizione del Garante

23 Giugno 2014

 Le imprese nella loro attività gestiscono milioni di transazioni, di negoziazioni che avvengono nella modalità cartacea e con l’apposizione di firma autografa su carta davanti ad una scrivania, davanti ad uno sportello o in mobilità.

Oggi questa moltitudine di processi di business che fanno parte del quotidiano in ambiti molteplici e trasversali possono essere dematerializzati nativamente, ovvero possono essere digitalizzati i documenti associati ai predetti processi in tutto il loro ciclo di vita, dalla formazione giuridica fino alla fase della conservazione digitale a norma.

Grazie all’introduzione nell’ordinamento giuridico italiano della firma elettronica e della firma elettronica avanzata,  regolamentate dal Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs n. 82/2005 e successive modificazioni ed il decreto attuativo DPCM 22 Febbraio 2013, oggi è possibile dematerializzare con sistemi di Firma Grafometrica tutti i processi in cui è necessaria una firma autografa e vi è una relazione esterna con un cliente, un fornitore, un paziente, un cittadino e quelli ove esiste una relazione interna.

Questa innovativa modalità di sottoscrizione permette di dare un forte contributo all’ecosostenibilità, generando inoltre ottimizzazione nei processi organizzativi e gestionali sia in termini di efficienza, grazie alla semplificazione e lo snellimento delle procedure, che in termini di incremento della qualità e della riduzione dei costi delle risorse.

L’utilizzo di sistemi di Firma Grafometrica ha sia lo scopo di contrastare eventuali tentativi di frode e il fenomeno dei furti di identità che, dall’altro, lo scopo di rafforzare le garanzie di autenticità, non ripudio e integrità dei documenti informatici sottoscritti, anche in vista di eventuale contenzioso legato al disconoscimento della sottoscrizione apposta su atti e documenti di tipo negoziale in sede giudiziaria.

Si evidenzia che in merito al valore giuridico e all’efficacia probatoria e quindi all’idoneità di un documento informatico ad integrare o meno il requisito della forma scritta attraverso l’utilizzo  della firma elettronica grafometrica o della firma elettronica avanzata grafometrica è necessario porre attenzione e far riferimento all’art. 21 del CAD, rubricato “Valore probatorio del documento informatico sottoscritto”.

In particolare, la firma elettronica avanzata (FEA) è una firma “technology–neutral” e va gestita come un insieme di procedure, ovvero un processo che deve rispettare determinati requisiti organizzativi e tecnologici di sicurezza,  trasparenza ed affidabilità, definiti in modo specifico dalle regole tecniche sulle firme elettroniche (DPCM 22 Febbraio 2013).

Una Firma Grafometrica, per potere essere considerata una firma elettronica avanzata e quindi garantire l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice Civile, deve essere inserita in un processo e rispettare tutte le disposizioni legislative previste dagli artt. 55-61 del DPCM 22 Febbraio 2013.

Inoltre, i sistemi di Firma Grafometrica eseguono un trattamento di dati biometrici di natura comportamentale, costituiti da informazioni dinamiche associate all’apposizione di una firma autografa, a mano libera, su appositi dispositivi di acquisizione (c.d tavolette grafometriche o dispositivi tablet di uso generale).

I dati raccolti sul comportamento della mano all’atto di firma, quali ad esempio ritmo, velocità, pressione, accelerazione e movimento sono memorizzati in un “modello o vettore grafometrico” che viene cifrato per non essere più intellegibile assieme all’impronta (hash) del documento e poi  inserito nel documento sottoscritto che viene posto in conservazione digitale a norma.

Per il predetto motivo è necessario adottare nelle soluzioni di Firma Grafometrica  misure di sicurezza idonee e garantire la conformità alla normativa in materia di protezione dei dati personali vigente nel tempo.

Si segnala, pertanto, che il Garante  per  la  protezione  dei  dati  personali ha ritenuto opportuno avviare una  procedura  di  consultazione  pubblica  sullo schema di provvedimento adottato in materia di  riconoscimento biometrico  e  firma   grafometrica, nonché sul  documento ad esso allegato di Linee  guida.

Il comunicato per l’avvio della consultazione è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n.118 del 23 maggio 2014 ed i documenti citati sono stati pubblicati   sul   sito  web dell’Autorità  www.garanteprivacy.it  nella sezione Provvedimenti.

Il provvedimento del Garante con le allegate linee guida, una volta approvato in via definitiva con le modifiche resesi necessarie, permetterà di fissare prescrizioni e limitazioni che tutti i Titolari del trattamento che nel proprio business adottano sistemi di firma grafometrica dovranno rispettare al fine di garantire al fruitore finale elevati standard di sicurezza nell’utilizzo di queste soluzioni.

Accedi alla sezione “Provvedimenti” del sito del Garante per consultare i documenti in consultazione pubblica